1. Elektronische Rechnungen (E‑Rechnung)

Seit 2025 beschäftigt dieses Thema alle Selbstständigen.

Was ist eine E‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, welches so aufgebaut ist, dass Rechnungsdaten automatisch elektronisch verarbeitet werden können.

Wichtig ist die Abgrenzung:

• Eine PDF‑Rechnung oder ein Scan gilt rechtlich nicht als E‑Rechnung.
• Solche Formate werden als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet.

Gesetzlicher Hintergrund

Die Einführung der E‑Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) beruht auf Änderungen des Umsatzsteuergesetzes. Ziel ist eine stärkere Digitalisierung und Vereinheitlichung des Rechnungsaustauschs.

Bedeutung im Jahr 2026

Im Jahr 2026 gelten bereits gesetzliche Vorgaben zur E‑Rechnung. Dabei wird unterschieden zwischen:

• dem Empfang elektronischer Rechnungen und
• der Ausstellung elektronischer Rechnungen

Umsatzgrenze für kleine Unternehmen: 

Für das Ausstellen von Rechnungen gilt eine Übergangsregelung für kleine Unternehmen, die die Umsatzgrenze von 800.000 € im vergangenen Jahr nicht überschritten haben – es sind neben den E-Rechnungen auch Papier-/pdf-Formate noch zulässig. Es muss jedoch trotzdem sichergestellt sein, das E-Rechnungen empfangen und verarbeitet werden können.

Wichtige Ausnahmen:

Von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen sind u.a. ausgenommen

• Kleinunternehmer nach § 19 UstG
• B2C-Geschäfte (Privatpersonen)
• steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8-29 UstG
• Kleinbetragsrechnungen bis 250€ brutto

2. Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)

Grundprinzip

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung. Sie betrifft Unternehmer, deren Umsätze bestimmte gesetzliche Grenzen nicht überschreiten.

Seit dem Jahr 2025 gelten hierfür neue Umsatzgrenzen, die auch im Jahr 2026 maßgeblich sind:

• Umsatz im Vorjahr: max. 25.000 €
• Umsatz im laufenden Jahr: max. 100.000 €
• Wichtig: wird die 100.000‑€‑Grenze überschritten, endet die Steuerbefreiung sofort (nicht erst im nächsten Jahr)

Was bedeutet das für Rechnungen?

• Kleinunternehmer:
  • schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer
  • müssen keine E‑Rechnung versenden
  • müssen aber E‑Rechnungen empfangen können

Rechtliche Wirkung

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung führt dazu, dass bestimmte Umsätze umsatzsteuerfrei sind. Gleichzeitig gelten besondere gesetzliche Vorgaben, zum Beispiel für:

• Rechnungsangaben
• umsatzsteuerliche Erklärungen

Abgrenzung

Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer.
Andere Pflichten – etwa zur Buchführung, zu Aufzeichnungen oder zur Aufbewahrung von Unterlagen – bestehen unabhängig davon.

3. GoBD – Ordnungsmäßige Buchführung in elektronischer Form

Was sind die GoBD?

Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) sind Verwaltungsanweisungen der Finanzverwaltung.

Sie konkretisieren, wie steuerlich relevante Daten

• erfasst,
• verarbeitet,
• gespeichert und
• für Prüfungszwecke zugänglich gemacht
  werden müssen, wenn Buchführung oder Aufzeichnungen elektronisch erfolgen.

Relevanz im Jahr 2026

Die GoBD gelten unabhängig von der Unternehmensgröße, sobald elektronische Systeme zur Buchhaltung oder Dokumentenablage genutzt werden. Sie betreffen sowohl:

• die laufende Buchführung als auch
• die Aufbewahrung digitaler Belege und Unterlagen.

Im Jahr 2026 sind insbesondere Anpassungen relevant, die in den letzten Jahren im Zusammenhang mit digitaler Archivierung und Datenzugriff erfolgt sind.

Wichtige Neuerungen, die im Laufe des Jahres 2025 in kraft getreten sind u.a.:

• revisionssichere (digitale) Archivierung von E-Rechnungen
• digitale Archivierung hat Vorrang vor Papierbelegen
• Aufbewahrungsfrist für viele Belegarten wurde auf 8 Jahre verkürzt
• notwendige Ergänzung der Verfahrensdokumentation (u.a. digitale Aufbewahrung/Archivierung)

4. Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung und Buchführung

Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung (EÜR)

Viele Freiberufler und Solo‑Selbstständige ermitteln ihren Gewinn mittels Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung. Diese Form der Gewinnermittlung ist gesetzlich vorgesehen und vergleichsweise einfach aufgebaut.

Unabhängig davon gilt

Unabhängig von der Art der Gewinnermittlung bestehen gesetzliche Pflichten, insbesondere:

• Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen
• Belege aufzubewahren
• gesetzliche Fristen einzuhalten

Unter bestimmten Voraussetzungen kann zudem eine Buchführungspflicht (Bilanzierungspflicht) entstehen.

Wer darf eine Einnahmenüberschussrechnung abgeben?

Das ist im § 4 Abs. 3 des Einkommensteuergesetzes geregelt:

• alle Freiberufler (unabhängig von Umsatz und Gewinn) – Ausnahme: Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH)
• alle Kleinunternehmer (§ 19 UstG)
• Gewerbetreibende, die einen Jahresumsatz von weniger als 800.000 Euro oder einen Jahresgewinn von weniger als 80.000 Euro haben

Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) müssen kraft Rechtsform immer bilanzieren.

5. Warum handgemachte Buchhaltung zunehmend an Grenzen stößt

Die heutigen gesetzlichen Anforderungen an Buchhaltung und Rechnungswesen sind stark von Digitalisierung und Nachvollziehbarkeit geprägt. Gesetzliche Regeln zu elektronischen Rechnungen, digitaler Aufbewahrung, Datenzugriff und Fristen setzen voraus, dass Informationen strukturiert, konsistent und über mehrere Jahre unverändert verfügbar sind.

Eine rein handgemachte Buchhaltung – etwa mit einzelnen Dateien, manuellen Listen, Excel-Tabellen oder unsystematischen Ablagen – kann diese Anforderungen gar nicht oder nur noch eingeschränkt abbilden. Die gesetzlichen Vorgaben beziehen dabei sich nicht auf die Arbeitsweise einzelner Personen, sondern auf das Ergebnis der Dokumentation: Daten müssen vollständig, prüfbar und maschinell auswertbar vorliegen.

Vor diesem Hintergrund gewinnt der Einsatz geeigneter Softwarelösungen an Bedeutung. Dabei lassen sich unterschiedliche Organisationsformen unterscheiden:

• DIY (Do It Yourself): Die Buchhaltung wird eigenständig durchgeführt, in der Regel mit unterstützender Software.
• DWY (Done With You): Buchhaltung erfolgt arbeitsteilig, zum Beispiel gemeinsam mit beratender Unterstützung.
• DFY (Done For You): Die Buchhaltung wird vollständig an externe Dienstleister ausgelagert.

Lies dazu auch den Artikel: DIY-,DWY-, DFY- Service-Modelle

Welche Form du wählst, ist keine gesetzliche Frage, sondern eine organisatorische Entscheidung. Unabhängig davon setzen die aktuellen Regelungen jedoch voraus, dass die verwendeten Systeme die gesetzlichen Anforderungen technisch und strukturell abbilden können.

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FAQ – „Buchhaltung und Rechnungswesen 2026“

Was ist der Unterschied zwischen einer E‑Rechnung und einer PDF‑Rechnung?

Eine E‑Rechnung liegt in einem strukturierten elektronischen Format vor und kann automatisch verarbeitet werden.
Eine PDF‑Rechnung ist keine E‑Rechnung, sondern gilt rechtlich als sonstige Rechnung.

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Betrifft die E‑Rechnung auch kleine Unternehmen?

Ja.
Die gesetzlichen Regelungen zur E‑Rechnung betreffen grundsätzlich Unternehmen jeder Größe. Welche Pflichten im Einzelfall gelten, hängt unter anderem vom Geschäftspartner und vom steuerlichen Status ab.

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Was bedeutet die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine umsatzsteuerliche Sonderregelung.
Sie betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer und ändert nichts an Buchhaltungs‑ oder Aufbewahrungspflichten.

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Was sind die GoBD in einfachen Worten?

Die GoBD sind Regeln der Finanzverwaltung für die ordnungsgemäße digitale Buchhaltung.
Sie beschreiben, wie steuerlich relevante Daten erfasst, gespeichert und geprüft werden können.

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Wie lange müssen Rechnungen und Belege aufbewahrt werden?

Je nach Art der Unterlage gelten gesetzliche Fristen:

• 10 Jahre für bestimmte Abschlussunterlagen
• 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege
• 6 Jahre für geschäftliche Korrespondenz

Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Bücher gemacht worden sind.

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Warum wird „handgemachte“ Buchhaltung immer schwieriger?

Die heutigen gesetzlichen Regeln setzen voraus, dass Buchhaltungsdaten:

• strukturiert,
• nachvollziehbar,
• unverändert und
• maschinell auswertbar
  vorliegen.

Rein manuelle oder unsystematische Ablagen können diese Anforderungen nur noch eingeschränkt abbilden. Deshalb spielen digitale Systeme im Rechnungswesen eine immer größere Rolle.

Unabhängig von der gewählten Form müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

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Wird es weitere Inhalte zu diesen Themen geben?

Ja.
Der Artikel ist Teil einer Content‑Serie, in der einzelne Themen wie E‑Rechnung, GoBD und Aufbewahrungspflichten separat und verständlich erläutert werden – weiterhin rein informativ.

Fazit: Was du dir für 2026 merken solltest

✅ E‑Rechnung kommt – Empfangspflicht ernst nehmen
✅ Kleinunternehmergrenzen genau beobachten
✅ Digitale Buchhaltung muss GoBD‑konform sein
✅ Aufbewahrungsfristen einhalten (8 Jahre!)
✅ Weniger Papier, mehr digitale Ordnung

Fragen oder Klärungsbedarf?

Gerne stehe ich für einen sachlichen Austausch zu den hier beschriebenen Themen zur Verfügung. Ich unterstütze dich dabei, gesetzliche Rahmenbedingungen einzuordnen, Zusammenhänge zu verstehen und organisatorische Fragen rund um Buchhaltung, Rechnungen und digitale Prozesse zu klären.

Autorin: Kerstin Rettig, Inhaberin von unternehmbar. – 28.02.2026