Wer ist von den Aufbewahrungspflichten betroffen?

Zur Aufbewahrung verpflichtet ist jede Person oder jedes Unternehmen, das steuerlich relevante Unterlagen erstellt oder erhält. Entscheidend ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die steuerliche Bedeutung der Dokumente.

Betroffen sind damit auch:

• Freiberufler (z. B. Ärzte, Berater, Architekten)
• Solo‑Selbstständige
• Gewerbetreibende
• Einzelunternehmen und kleine Unternehmen
• Unternehmer mit Einnahmen‑Überschuss‑Rechnung (EÜR)

Auch wer nicht bilanziert muss dafür sorgen, dass er die Aufzeichungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt und jederzeit in der Lage ist, seine geschäftlichen Vorgänge nachzuweisen.

Gesetzliche Grundlagen der Aufbewahrungspflicht

Die Pflichten ergeben sich aus mehreren Gesetzen und Anweisungen:

Abgabenordnung (§ 147 AO)

Sie regelt, welche Unterlagen, wie lange und in welcher Form aufzubewahren sind, insbesondere für steuerliche Zwecke. Sie gilt für alle Selbstständigen unabhängig von Unternehmensgröße oder Rechtsform.

Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB)

Gilt für Kaufleute und (bilanz-)buchführungspflichtige Unternehmen ; die Fristen sind weitgehend deckungsgleich mit der Abgabenordmung.

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Sie konkretisieren die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung wie Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Die Richtlinien beinhalten insbesondere auch Festlegungen, wie Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten aktuell?

Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland drei gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

🕙10 Jahre

Für:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz mit allen zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Bankunterlagen und Kontoauszüge
• Fahrtenbücher
• Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen

🕗 8 Jahre (neu seit 2025)

Für Buchungsbelege, insbesondere:

• Eingangs‑ und Ausgangsrechnungen
• Kassen‑ und Bewirtungsbelege
• Lieferscheine, Quittungen
• Reisekostenbelege
• Umsatzsteuer‑Voranmeldungen

Die Verkürzung von 10 auf 8 Jahre ergibt sich aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz und gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war.

🕕 6 Jahre

Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, insbesondere

• empfangene und versendete Geschäfts‑ und Handelsbriefe
• geschäftliche E‑Mails ohne Buchungsbelegfunktion
• viele Verträge mit steuerlicher Relevanz oder auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Mahnungen usw.
  

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden bzw. in dem die letzte Eintragung in die Bücher gemacht worden ist.

Beispiel:
Rechnung vom 10.05.2026 → Fristbeginn 31.12.2026 → Ende (8 Jahre) am 31.12.2034

Eine Übersicht über die aktuellen Aufbewahrungsfristen findest du hier.

Wie müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Unterlagen dürfen papiergebunden oder digital archiviert werden, wenn folgende Anforderungen erfüllt sind:

• vollständig
• geordnet
• unveränderbar
• jederzeit verfügbar
• maschinell auswertbar (bei digitalen Unterlagen)

Ein einfaches Backup oder ein Cloud‑Ordner ohne Schutz vor Änderungen erfüllt die GoBD‑Anforderungen nicht .

Wichtig: Die digitale Aufbewahrung hat zunehmend Vorrang. Konkrete Regelungen sind in den GoBD – zuletzt in einigen Punkten 2025 geändert – zu finden.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?

Wer Aufbewahrungspflichten verletzt, riskiert:

• Steuerschätzungen
• Aberkennung von Betriebsausgaben
• Nachzahlungen und Zinsen
• Bußgelder
• steuerstrafrechtliche Folgen bei Vorsatz

Bei Betriebsprüfungen wirken fehlende Unterlagen regelmäßig zu Ungunsten des Unternehmers.

FAQ – Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen

Müssen Freiberufler Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Ja. Freiberufler unterliegen der Aufbewahrungspflicht, sobald Unterlagen steuerlich relevant sind, unabhängig von Bilanz oder EÜR.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Rechnungen müssen seit 2025 8 Jahre aufbewahrt werden, wenn es sich um Buchungsbelege handelt.

Zählen E‑Mails zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen?

Ja. Geschäftliche E‑Mails sind aufbewahrungspflichtig, wenn sie steuerlich relevante Inhalte enthalten, z. B. Angebote oder Rechnungen.

Dürfen Geschäftsunterlagen digital archiviert werden?

Ja, sofern die GoBD eingehalten werden (Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, maschinelle Auswertbarkeit) .

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?

Das Finanzamt darf Besteuerungsgrundlagen schätzen, Betriebsausgaben streichen und Nachzahlungen festsetzen .